Zamislite da negde gde radite upadne neki Japanac i naredbodavnim tonom, u prepoznatljivom japanskom stilu, munjevito vikne: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Uh, šta sad, šta bi ovo? Sigurno situacija u kojoj mnogima ne bi bilo svejedno- šta smo pogrešili, šta sad da radimo… U principu, jednostavno je, treba da radite praktično ono što Vas je mama učila kad ste bili mali.

Mame obično govore: „Pogledaj šta ti treba, a ostalo spakuj negde ili baci. Sad to što si ostavio/la spakuj kako treba, i očisti sobu. Od sad stvari uvek ostavljaj na isto mesto, sve radi onako kako smo se dogovorili, i održavaj tako.“

Zvuči jednostavno. Da, baš jednostavno. Jedino, nije dovoljno znati šta je to i kako treba, već to i primenjivati. Svakog dana, na svim nivoima u poslovnom okruženju.

Ne morate biti Japanci, da biste primenjivali neku od japanskih tehnika, koje su izašle iz prakse i prepoznate kao pozitivna praksa, pa su zato i primenjene u praktično svim velikim kompanijama u svetu. Nisu ni te kompanije postale velike i uspešne samo što su primenjivale tehniku poznatu kao „5S“, ali im je ona uvek bila odlična podrška za dalji razvoj. Ako i Vi želite da gradite ozbiljnu firmu, počnite što pre da primenjujete „5S“, dosledno ga primenjujte, i vrlo brzo ćete osetiti značajne rezultate.

Svako „S“ ima svoj smisao, i svako je značajno. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu i Shitsuke je prepoznao i čitav zapadni industrijski svet, pa se sa japanskog došlo do 5S i na engleskom- Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain. Kroz uticaj istoka i zapada, i korišćenje njihovih ideja i iskustava, čitav svet je preuzeo dobro rešenje, koje dosta toga rešava i unapređuje. Inače, 5S možete primeniti svuda, ne samo u poslu, odnosno na radnom mestu.

Zamislite neki auto-servis. Ono što ljudi itekako primete i oko čega prave razliku u dva servisa je, između ostalog, i uređenost servisa. Prva pomisao je da će se zaposleni u servisu i prema njihovom autu odnositi kao prema svom servisu. Ukoliko vide uređen sistem, biće im lakše da Vam ukažu poverenje. Ipak, čitavo uređenje nemojte raditi samo zbog klijenata. Naravno, i zbog njih, ali ne samo zbog njih. Svakako treba svaka aktivnost da bude usmerena prema kupcima, i u svakoj treba tražiti ono za šta su kupci spremni da plate, ono što je vrednost iz njihovog ugla. Svakako za njih jeste vrednost i slika koju ostavlja taj servis.

Za početak uzmite lepljive papire crvene boje. Krenite iz jednog ugla servisa i dođite do svake stvari, do svakog detalja. Na sve što Vam ne treba, što ne treba da bude tu, ili čak i razmišljate čemu bi služilo, zalepite crvenu karticu. Kada ste to uradili, sve one stvari koje imaju crvenu karticu odvojite i iznesite iz radnog prostora, jer su Vam one nepotrebne. Kasnije ćete proceniti šta ćete sa njima- neke koje Vam povremeno mogu zatrebati ćete odložiti u neki bliži prostor, neke koje koristite u baš izuzetnim situacijama smestiti u neki drugi poseban prostor, a ono što Vam ničemu ne služi, neupotrebljivo je ili beskorisno- proslediti nekome, eventualno prodati ili baciti. Tako ste od onog što Vam je stvarno potrebno odvojili nebitno i nepotrebno, sortirali, odnosno ispunili prvo „S“- Seiri (Sort).

Kada ste za početak sortirali ono što ste imali, ostavili samo ono što koristite i što Vam stvarno treba, red je da to postavite na odgovarajući način i na odgovarajuća mesta. Pri tome, vodite računa kojim redosledom Vam se odvijaju neke aktivnosti, ili koje su aktivnosti povezane, tako da opremu, uređaje i alate složite tako da Vam budu što korisniji i dostupniji, da budete efikasni i trošite što manje vremena u dolasku do njih. Možete možda i iscrtati flomasterom konture oko alata, tako da sebi olakšate i svaki put odgovarajući alat ostavite baš na njegovo mesto. Delove koje nabavljate slažite tako da prvo koristite one koje ste prve nabavili. Na taj način ste stvari postavili na njihovo mesto, odnosno ispunili i drugo „S“- Seiton (Set in order).

Za svaki radni prostor je veoma važno da bude i čist, uredan. Za prostore poput auto-servisa to može biti od posebnog značaja. Detaljno očistite svaki deo radnog prostora, sve elemente, uređaje, mašine, alat, podove. Kada je sve čisto, osim tog sjaja, možete uvek videti i da li se pojavilo nešto što nije deo normalnog procesa, da li se negde nalazi polomljeni ili deo koji je otpao, možda neko curenje koje se pojavilo sa auta, naprslina ili drugo oštećenje na uređajima, alatu ili kablovima. Tako ćete povećati i ukupnu bezbednost- Vašu, zaposlenih, klijenata. Čišćenjem svega ste ispunili i treće „S“- Seiso (Shine).

Sada sve to postavite kao stalnu praksu, i odredite za sve što radite neki standard- šta to znači da ste nešto uradili, koji je to nivo, na koji način se rade određene stvari. Pri tome, treba urediti da iste stvari svi radnici i svaka smena rade na isti način. Ukoliko imate više servisa, čitav rad praktično preslikajte i na druge servise, napravite standardizovane servise- klijenti će Vas lakše prepoznavati. Propišite, definišite sve što treba, upoznajte zaposlene i kroz obuku i rad postavite to kao standard. Standardizacijom radnih mesta i procesa ste ispunili i četvrto „S“- Seiketsu (Standardize).

Sada možete i treba da to tako stalno i održavate, pa i unapređujete. Tu je važna samodisciplina, kao i disciplina u organizaciji. Povremeno proverite stanje, odredite kada ćete proveravati, a od početka dosledno insistirajte na primeni svega. Ako je potrebno, za neke detalje organizujte obuku, kako biste uspostavili i održavali sistem. Tim održavanjem sistema, odnosno posvećenošću, ispunili ste i peto „S“- Shitsuke (Sustain).

Nemate auto-servis? Ništa strašno, 5S je i za Vas, čime god da se bavite, kakvu god firmu da imate, bilo da je to proizvodnja peciva, prerada voća i povrća, razvoj softvera ili bilo šta drugo. Razmišljajte kako svako „S“ da primenite u svom biznisu. Pogledajte svoj radni prostor, svoju kancelariju, svoj radni sto, svoj desktop, svaki folder, svoj programski kod, način na koji radite… razmišljajte, svuda može da se primeni. U svakom sledećem koraku ćete unaprediti svoj rad.

Budite samuraj u svom poslu. Svako „S“ je važno, primenite ih. Sigurno je tako, čim mama tako kaže. Počnite, bez odlaganja.

Poslednja izmena dana 11. decembra 2016. u 02:07


Aleksandar Drenovac

Poseduje višegodišnje iskustvo u upravljanju projektima, uspostavljanju i unapređenju poslovnih procesa, optimizaciji i unapređenju poslovanja, kao i vođenju velikih timova. Aktivan kao konsultant za mala, srednja i velika preduzeća, trener za različite organizacione i menadžerske veštine, predavač u Biznis Akademiji…… Saznaj više »